Diğer Özellikler

DEĞİŞİMLERİN YÖNETİMİ
University Planner ders saatlerinin genel planlamasını kararlaştırdıktan ve yayınladıktan sonra (Ders saatleri, sınav saatleri vs) değişikler için de kullanılabilir. Dersler başlayınca planlama devresi bittikten sonra beklenmedik gelişmeler karşısında yeniden tarihlerin belirlenmesi gerekebilir. Gerek kaynakların yeniden organize edilmesi, gerekse yapıların yeniden oluşturulması için saat değişiklerinin yönetilmesi gereklidir.

Değişim olarak kabul edilen görevin düzenlenmesi (Gün, saat, sınıf, süre), ders saatlerinin ilk yayınlanmasından sonra kullanıcılara (Öğrenciler, öğretim üyeleri) internet sayfasından, mesaj ya da e-posta aracılığıyla bildirilebilir.

 

 

KULLANILAN KAYNAKLARIN İZLENMESİ 
Kaynakların etkin kullanımı ve planlamanın verimliliğini anlayabilmek için, planlanmış faaliyetlerde gerçekleşen katılım sayısını denetlemek gereklidir. 

 

100 kişilik olması beklenen bir derse/konferansa o kapasitede bir sınıf/konferans salonu verilebilir ama derse/konferansa katılım bu sayıdan düşük ya da yüksek ise bu durumda bulunabilecek lojistik çözüm, derslerin daha büyük ya da daha küçük bir kaynağa taşınmasıdır. Manuel denetim için operatörler tarafından değişik şekillerde ( web sayfası ya da cep bilgisayarı) ilgili bilgiler toplanır. Böylece aktif katılımcıların sayısına gore değerlendirme raporları oluşturulur.

 

EĞİTİM DIŞI FAALİYETLERİN YÖNETİMİ
University Planner kesin ve belirli etkinlikleri de yönetir. Bunlar seminer, konferans, sunum, görüşme gibi etkinliklerdir. Aynı zamanda sistem sadece bir görevle ilgilenmekle kalmayıp, daha uzun süreli etkinlikleri de yönetir (Workshop, konferanslar).

BİLGİLERİN VE UYGULAMALARIN ENTEGRASYONU
Derslerin güncellenmesinde karşılaşılabilecek verimsizlik ve bağdaşmazlıkları aşmak için Öğrenci İşleriyle entegre çalışmaktadır. Planlama operatörleri, sistem temel bilgileri (fakülte, bina, bölüm, sınıf, öğretim üyeleri) ve planlanacak etkinlik verileri (ders, sınav gibi) diğer uygulamalarda bulunan ve planlama amaçlı bilgileri aktarabilirler.

ONAYLAMA İŞLEMİ YÖNETİMİ
Kaynakların kullanımı (sınıflar, laboratuarlar vs), kaynaklardan sorumlu kişilerin onayını gerektirir. Sorumlulukların verilmesi üniversiteden üniversiteye değişebilen en sık öğelerden biridir. Bazı üniversitelerde sorumlular öğrenci işlerinde bulunurken, bazılarında bu yetkiler fakültelere veya ilgili departmanlara verilir.

WEB SERVİSLERİ YÖNETİMİ
University Planner yayınlamayı ve tüm sistemin üretimlerini verimli bir şekilde yönetmek için web servislerini kullanır. Bu da web sayfası, bilgi işlem ve bilgilendirme servisi gibi üçüncü uygulamalarla bütünleşmeyi kolaylaştırır. Web arayüzü hem klasik kaynaklar (Bilgisayar, dizüstü bilgisayar) hem de cep bilgisayarı ya da cep telefonu gibi arayüzler için de tasarlanmıştır. Sistem Outlook Exchange ile entegre edilmiş, saatler “ics” ve “vcs” formatlarına taşınabilir. Ayrıca ders saatlerinin değişimi, derslerin ve sınavların iptali gibi sistem etkinliklerini bildirmek için (mesaj ya da e-posta yoluyla), aynı sistem içinde otomatik bilgi motoru bulunur.

AVANTAJLARI

  • University Planner, ders programlama gibi birbirine bağlı önemli yönetim prosedürlerinin zorluklarını, yazılım ile çözmektedir.
  • University Planner’ın en önemli özelliklerinden biri olan diğer uygulamalarla entegre çalışıyor olması, kısıtlı bir organizasyon modeline dayalı diğer programlarla arasındaki en büyük farklılıktır.
  • University Planner başlıca yönetim sorunlarını aşmak için Üniversite Yönetimine kolaylıklar sağlar.
  • Modül ortak lojistik yönetimi için merkezi bir prosedür sunarken, aynı zamanda kullanılan farklı organizasyon modelleriyle birlikte çalışabilen yeterli ve esnek bir yapıya sahiptir.
  • University Planner sistemi, üniversitelerin kaynaklarını daha etkin kullanmasını sağlar

SONUÇ VE ÖZET

  • Manuel girişler esnasında yapılabilecek tüm hata ve çakışmalar ortadan kalkmaktadır. Uzun sürede yapılan ders / sınav / şube-sınıf / öğretim görevlisi-ders-öğrenci atamaları kaynaklar girildikten sonra anlık olarak yapılabilmekte olup bu konuda daha önceden yapılan çok uzun çalışma ortadan kalkmış olacaktır.
  • Bu otomasyon kaynakların doğru optimizasyonu konusunda verimlilik esasına göre çalışıp Kamu ve /veya Vakıf Üniversitelerinin misyon ve vizyon önceliklerine göre kaynak (Zaman, Personel-Öğrenci-Öğretim Görevlisi, Taşınır-Taşınmaz) verimliliğini sağlayıp en uygun çizelgelerin hazırlanmasını sağlar.
  • YÖKSİS, TUİK vs. gibi hazırlanması gereken periyodik raporlar kolaylıkla alınabilmektedir. Bu proje iterasyon metotları ile geliştirilmekte olup yeni bir teknoloji ürünü olarak değerlendirilmelidir ve manuel planlama işlemlerini otomatikleştirdiği için gelişmiş bir ürün kategorisinde de ayrıca değerlendirilmelidir.
  • Bu projenin gerçekleşmesi ile elle yapılan planlama işlemlerinin aksine bilinen tüm planlama yöntemlerinin otomatize edilmesi ve bu optimizasyonlar ile öğrenci sayısının ve etkinlik tiplerinin çokluğuna göre göreceli olarak aylar süren çalışmalar birkaç saat içerisinde sonuçlandırılmış olmaktadır.